Política de tratamiento y protección de datos personales
MOL ARQUITECTOS S.A.S. (en adelante “MOL ARQUITECTOS” o la “Sociedad”) respeta la privacidad y se compromete a proteger los Datos Personales de los Titulares que le entregan su información. La Sociedad es consciente de la importancia de dar cumplimiento a la regulación vigente sobre el Tratamiento de Datos Personales; entendido este como la manera en que se efectúa la recolección, actualización, rectificación, uso, almacenamiento e intercambio de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Por lo tanto, MOL ARQUITECTOS establece la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) basada en la Constitución Política Colombiana, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
I. Identificación del Responsable
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- RAZÓN SOCIAL: MOL ARQUITECTOS S.A.S.
- NIT: 901694907-0
- DOMICILIO: Calle 9C No. 40A-25 Piso 2 – Cali, Valle del Cauca
- PÁGINA WEB: www.molarquitectos.com
- CORREO ELECTRÓNICO: molarquitectos2012@gmail.com
- TELÉFONO: 6023753993
II. Objetivo
Esta Política tiene por objeto establecer los parámetros bajos los cuales MOL ARQUITECTOS realizará el Tratamiento de los Datos Personales contenidos en sus Bases de Datos; lo cual abarca: las finalidades y principios de dicho Tratamiento; los derechos y responsabilidades de los Titulares de los Datos Personales; así como los compromisos y lineamientos que la Sociedad seguirá en relación con la utilización de dicha información.
A raíz de lo anterior, los Titulares deben leer detallada y cuidadosamente la presente Política, previa entrega de su información personal. La presente Política aplicará a los Datos Personales suministrados físicamente, así como a través de mecanismos no presenciales de MOL ARQUITECTOS (por ejemplo: el sitio web www.molarquitectos.com, correos electrónicos, vía telefónica, por medio de redes sociales, etc.). En caso de no estar de acuerdo con la Política, los Titulares deberán abstenerse de proporcionar sus Datos por cualquier medio.
III. Alcance
La Política será aplicable al Tratamiento de Datos Personales de empleados, clientes, proveedores o terceros cuyos Datos Personales sean recolectados por MOL ARQUITECTOS en calidad de Responsable, a través de diferentes mecanismos dispuestos para ello, sean presenciales o no.
IV. Glosario
Los términos incluidos en este apartado que comiencen en mayúscula durante el desarrollo de la presente Política tendrán el significado que a continuación se les asigna, así como el que se indique para tales efectos en otras secciones de la presente Política.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento por parte de la Sociedad o de un Tercero Encargado por ésta.
- Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. A modo ilustrativo pueden ser los empleados, proveedores o clientes de la Sociedad.
- Tercero: La persona física o jurídica, nacional o extranjera, distinta del Titular de los Datos Personales o de la Sociedad.
- Dato(s) Personal(es): Cualquier información procesada por la Sociedad que identifica a una persona o que puede razonablemente ser utilizada para identificar una persona, ya sea directa o indirectamente, sola o combinada con otros datos.
- Dato(s) Personal(es) Sensibles o Dato(s) Sensible(s): Datos Personales que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación y/o afectar su integridad; tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Responsable del Tratamiento o Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos o el Tratamiento de los Datos. Para los efectos de esta Política, MOL ARQUITECTOS S.A.S actúa como Responsable del tratamiento.
- SIC: Siglas de la Superintendencia de Industria y Comercio, que es la autoridad de protección de Datos Personales en Colombia.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, rectificación, uso, circulación o supresión, etc.
V. Principios
De acuerdo a la Ley 1581 de 2012, MOL ARQUITECTOS llevará a cabo el Tratamiento de Datos Personales teniendo en cuenta los principios rectores establecidos en el artículo 4 de la referida Ley.
VI. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales
MOL ARQUITECTOS dará Tratamiento de los Datos Personales que los Titulares proporcionan a través de los diferentes mecanismos de recolección, con las siguientes finalidades generales:
- Cumplir con las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias previstas en el ordenamiento jurídico colombiano;
- Archivar y actualizar los sistemas de protección y custodia de información y Bases de Datos de la Sociedad;
- Atender requerimientos administrativos y judiciales, lo que incluye compartir con tal finalidad la información a abogados, asesores externos o auditores, cuando así se requiera;
- Controlar y prevenir el fraude y el lavado de activos; así como protegerse frente a las trampas, el crimen o para reforzar otro tipo de seguridad.
Además de las anteriores finalidades, se adicionarán las siguientes respecto de cada grupo de Titulares:
- Clientes y Proveedores (actuales o futuros):
- Atender y gestionar las solicitudes, sugerencias o consultas realizadas por el cliente o proveedor;
- Verificar datos e información comercial relacionada con el cliente o proveedor;
- Realizar estudios, compilar estadísticas, responder a preguntas de atención al cliente o realizar procesos de auditoría interna o externa;
- Ejecutar la relación contractual existente o futura con el cliente o proveedor, incluida la gestión del pago de obligaciones contractuales (incluye el control, facturación y cobro de productos o servicios ofrecidos por la Sociedad);
- Gestionar o mantener la relación comercial que tenga o que llegue a tener la Sociedad con el cliente o proveedor, cualquiera que sea su naturaleza;
- Proveer los productos o servicios requeridos por el cliente o posible cliente, así como informar sobre nuevos productos o servicios o bien sobre cambios en los mismos;
- Realizar llamadas, enviar comunicaciones al correo físico, correo electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo o digital de comunicación, creado o por crearse, información relacionada con los productos o servicios adquiridos por el cliente o suministrados por el proveedor;
- Elaborar estadísticas y reportes de los productos o servicios ofrecidos y adquiridos por la Sociedad, con el objeto de llevar un control interno de los mismos, así como dar seguimiento puntual a los mismos;
- Realizar actividades de prospección comercial, así como elaborar, presentar y hacer seguimiento a cotizaciones, propuestas comerciales y ofertas de bienes o servicios de la Sociedad;
- Realizar la gestión administrativa y contable que corresponda a su relación con el cliente o proveedor;
- Llevar a cabo cualquier tipo de acto o diligencia de cobranza judicial o extrajudicial, y ejercer los derechos que le correspondan a la Compañía;
- Adelantar cualquier trámite ante autoridades públicas y/o personas y/o entidades privadas, respecto de las cuales la información resulte pertinente.
Se aclara que Los Datos Personales que se podrán recolectar del Titular a través del formato de contacto establecido en la página web de MOL ARQUITECTOS son los siguientes: nombre, correo electrónico, información de la empresa que realiza la consulta y el cargo que ejerce el Titular en la misma. Estos datos serán recolectados con el consentimiento libre y voluntario de cada Titular, quien con el diligenciamiento del formato autoriza a MOL ARQUITECTOS para tratarlos con las siguientes anteriormente descritas.
En caso de que el Titular decidiera no proporcionar la anterior información, este no podrá elevar las consultas a través de la página web de MOL ARQUITECTOS; sin embargo, podrá tener acceso a todos los demás servicios que no requieran dicha información.
- Trabajadores:
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- Atender y gestionar las solicitudes y sugerencias realizadas por el trabajador;
- Realizar búsquedas y análisis sobre el trabajador en bases de datos de carácter público, así como en otras fuentes lícitas de información, relacionadas con la existencia de antecedentes disciplinarios, penales o judiciales, así como la vinculación con actividades de lavado de activos, financiación del terrorismo, soborno y/o corrupción;
- Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en la relación de trabajo en relación con el pago de salarios, prestaciones sociales y demás obligaciones laborales y tributarias consagradas en el contrato de trabajo y en la ley. En este sentido, la Sociedad podrá brindar la información a las entidades de salud, de seguridad social y demás entidades relacionadas;
- Desarrollar estudios, compilar estadísticas o realizar procesos de auditoría interna o externa;
- Llevar a cabo procesos de licitaciones usando la información contenida en la hoja de vida, certificaciones académicas y certificaciones laborales del trabajador;
- Mantener una comunicación eficiente con el trabajador para obtener o actualizar la información que le sea de utilidad en virtud de los vínculos laborales/contractuales en los que ella sea parte;
- Realizar reportes de nómina electrónica ante la DIAN y en especial, para la generación del soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que se derivan del citado documento;
- Realizar seguimiento de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo que se relacionan con el cargo que desempeña el trabajador;
- Gestionar las capacitaciones que resulten apropiadas para el trabajador;
- Desarrollar y ejecutar planes y políticas internas de recursos humanos.
MOL ARQUITECTOS en ningún caso y bajo ninguna circunstancia recolecta Datos Personales Sensibles como origen racial o étnico, estado de salud actual, información genética, creencias religiosas, filosóficas y morales, afiliación sindical, opiniones políticas, preferencia sexual, etc.
VII. Derechos de los Titulares de Los Datos Personales
Los Titulares de los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de MOL ARQUITECTOS tendrán los siguientes derechos y los demás que consagre la regulación aplicable:
- Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales, pudiendo ejercer este derecho, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, faccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Compañía, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 o en las normas que la modifiquen, actualicen, adicionen, reglamenten o deroguen, o cuando se haya presentado la continuidad del Tratamiento acorde con el artículo 10 numeral 4° del Decreto 1377 de 2013.
- Ser informado, previa solicitud a la Compañía, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales y Datos Personales Sensibles.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la demás normatividad legal vigente, relativa a la Protección de Datos Personales.
- Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal y/o Datos Sensible cuando considere que en el Tratamiento no se respetan los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá en los términos de la legislación aplicable.
- Acceder en forma gratuita a los Datos Personales y Datos Personales Sensibles de su titularidad, que hayan sido objeto del Tratamiento de la Compañía, según lo establecido en las normas aplicables.
VIII. Mecanismo para el ejercicio de los derechos de los Titulares
El canal de atención a través del cual los Titulares pueden ejercer sus derechos es el correo electrónico molarquitectos2012@gmail.com; por medio del cual podrán comunicar, entre otros, sus deseos de acceder, rectificar, revocar o cancelar su consentimiento de uso de sus Datos Personales. El Titular, su representante o heredero podrán solicitar la corrección, actualización o supresión de los datos, presentando un reclamo que deberá ser tramitado mediante solicitud escrita que contenga, al menos, los siguientes datos:
- Identificación completa del Titular.
- Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
- Dirección de correspondencia del Titular.
- Documentos soporte de la solicitud.
De conformidad con la ley aplicable, MOL ARQUITECTOS podrá negar el acceso a los Datos Personales, la revocatoria de la Autorización o la solicitud de supresión de un dato en los siguientes casos:
- Cuando quien presenta la solicitud no sea el Titular de los Datos Personales, ni el causahabiente, o el representante legal no esté debidamente acreditado para ello, tampoco podrá solicitarlo una entidad pública o administrativa sin el debido ejercicio de sus funciones legales, o cuando no medie orden judicial;
- Cuando el Titular tenga un deber legal de permanecer en la Base de Datos;
- Cuando en las Bases de Datos de la Compañía no se encuentren los Datos Personales del Titular;
- Cuando se lesionen los derechos de un Tercero;
- Cuando exista un impedimento legal o la resolución de una autoridad competente que restrinja el acceso a los Datos Personales, o no permita la rectificación, cancelación u oposición de los mismos;
- Cuando la rectificación, cancelación u oposición haya sido previamente realizada;
- Cuando la revocatoria de la Autorización obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas;
- Cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular;
- Cuando los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.
IX. Uso de Cookies
Cuando se ingresa a la página web de MOL ARQUITECTOS, el sistema reconoce automáticamente la dirección IP de su ordenador, el día y hora de entrada y salida; así como cuáles son las secciones de la página web a la que ha entrado. Lo anterior se hace necesario para que nuestro sistema tenga conocimiento de estos datos de su ordenadores y de esta forma pueda comunicarse con él para enviarle lo que usted le pida a través de su navegador y pueda verlo en su pantalla. Ni el sistema, ni la Compañía puede conocer sus Datos Personales si no ha sido el Titular mismo el que ha proporcionado o autorizado a la Compañía para conocerlos.
El sistema, donde está alojada la página web, utiliza “cookies” para mejorar el servicio que prestamos. Estas “cookies” se instalan automáticamente pero no contienen ningún tipo de información sobre usted sino, exclusivamente, información técnica que permite la mejor comunicación con nuestro sistema. En su caso, dicha información sólo será tratada únicamente con carácter global y estadístico.
Adicionalmente, se utilizan cookies para recopilar información estándar de acceso a Internet y datos sobre los patrones de comportamiento de las personas que visitan nuestra página web (por ejemplo, para saber el número de personas que visitan las distintas secciones). Esto permite analizar los datos y mejorar tanto el contenido de nuestra página como la experiencia de navegación. Esta información no es usada por la Compañía para averiguar la identidad de quienes visitan nuestra página web.
Es posible deshabilitar o borrar las cookies desde la configuración de su navegador. Sin embargo, esto puede afectar a ciertas funcionalidades del sitio web de la Compañía.
X. Medidas de seguridad De la información
MOL ARQUITECTOS se encuentra comprometida con el correcto Tratamiento de los Datos Personales de sus empleados, clientes, proveedores, entre otros, evitando el acceso no autorizado a Terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar o destruir la información que reposa en sus Bases de Datos. Por tanto, ha desarrollado procedimientos internos para ofrecer medidas de seguridad en la protección y Tratamiento de los Datos personales; evitando así la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los Datos. El personal que realice el tratamiento de los Datos Personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
XI. Término del Tratamiento de Datos Personales.
MOL ARQUITECTOS recolectará, almacenará y tratará los Datos Personales de los Titulares por el tiempo razonable y necesario de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento de los mismos. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, la Sociedad procederá a la supresión de los Datos Personales en su posesión.
Sin perjuicio de lo anterior, los Datos Personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales que así lo dispongan. Asimismo, MOL ARQUITECTOS podrá conservar alguna información para fines estadísticos, en tal caso, los Datos Personales serán anonimizados de tal forma que no puedan utilizarse para identificar al Titular.
XII. Actualización y vigencia de la Política
MOL ARQUITECTOS se reserva el derecho de efectuar modificaciones a la presente Política, en los términos del artículo 5 del Decreto 1377 de 2013. Cuando se presenten cambios sustanciales, es decir, aquellos que afecten la identificación del Responsable, la finalidad del Tratamiento o el contenido de la Autorización, la Sociedad comunicará dichos cambios al Titular antes o a más tardar al momento de implementar los cambios. Además, MOL ARQUITECTOS obtendrá del Titular una nueva Autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.
XIII. Vigencia
La presente Política entrará en vigencia a partir del 1 de septiembre de 2023.